Mở đầu
Hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP) đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với sự thành công của các doanh nghiệp, vì vậy việc lựa chọn đúng ERP luôn là một trong những nhiệm vụ được đặt lên hàng đầu. Ngày nay trên thị trường có rất nhiều loại hệ thống ERP khác nhau, gây ra không ít khó khăn cho quá trình lựa chọn này. Trong bài viết này, chúng tôi phân tích sự khác biệt giữa Cloud ERP (ERP triển khai trên đám mây) và On-premise ERP (ERP triển khai tại chỗ), so sánh các hệ thống ERP hàng đầu, đồng thời cung cấp các gợi ý môi trường triển khai ERP dựa trên kinh nghiệm của X-OR CLOUD.
Hệ thống ERP là gì? Tại sao doanh nghiệp lại cần đến ERP?
ERP luôn được đánh giá cao trong nhiều công ty và ngành công nghiệp, đóng vai trò liên kết các quy trình kinh doanh và hỗ trợ luồng thông tin giữa chúng. Phần mềm ERP hoạt động như một nguồn dữ liệu chính thống duy nhất, tổng hợp dữ liệu chung của công ty, giúp tăng đáng kể hiệu quả và tính minh bạctrong quá trình trao đổi thông tin nội bộ.
Báo cáo năm 2021 của Panorama Consulting Group cho thấy 91,7% các công ty đã triển khai phần mềm ERP cho rằng dự án ERP của họ thành công do những lợi ích mà nó mang lại.
Năm 2020, Software Path đã thực hiện một khảo sát về lý do triển khai hệ thống ERP của các doanh nghiệp như sau:
Theo đó, một trong những lợi ích quan trọng nhất của hệ thống ERP là tối ưu hóa năng suất khi cho phép tự động hóa nhiều hoạt động.
Khả năng truy cập dữ liệu theo thời gian thực là một lợi ích cốt lõi khác ERP mang lại. Có thể nói, dữ liệu là tài nguyên quan trọng nhất của một doanh nghiệp. Do vậy, việc thu thập và xử lý dữ liệu thường xuyên, tổng hợp dữ liệu ở một nơi duy nhất, cũng như khả năng truy cập chúng theo thời gian thực từ bất kỳ đâu, là rất quan trọng để đảm bảo sự phát triển của doanh nghiệp.
Hệ thống ERP hiện đại cung cấp một loạt các công cụ và chức năng hữu ích, từ cơ bản như lập kế hoạch tài chính và quản lý nhân sự, đến các chức năng chuyên biệt như truy xuất lô hàng và kiểm soát thay đổi kỹ thuật (ECC) trong phần mềm ERP,... giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp. Các tính năng cụ thể cho từng ngành hàng khiến ngày càng nhiều các doanh nghiệp chuyển đổi từ phần mềm truyền thống sang ERP.
Đặc biệt, cả ERP đám mây và ERP tại chỗ đều mang lại những lợi thế vượt trội thúc đẩy thành công cho doanh nghiệp. Hãy cùng khám phá, so sánh những loại hình này và đưa ra lựa chọn phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp!
Hệ thống ERP dựa trên nền tảng đám mây là gì?
ERP đám mây là một cơ sở hạ tầng công nghệ cho phép doanh nghiệp truy cập hệ thống ERP thông qua internet, trong khi các máy chủ được đặt tại trung tâm dữ liệu từ xa.
Thông thường khi nhắc đến ERP đám mây, người ta ám chỉ mô hình phần mềm như một dịch vụ (software as a service - SaaS). Mô hình SaaS là dạng phổ biến nhất của ERP dựa trên đám mây, tuy nhiên nhiều người nhầm lẫn hai thuật ngữ này là tương đồng. Trong mô hình triển khai SaaS, bạn không sở hữu phần mềm mà thay vào đó, phần mềm được cung cấp bởi một nhà cung cấp thông qua hình thức đăng ký hàng tháng. Phần mềm này được truy cập qua internet và dữ liệu của bạn được lưu trữ trên đám mây.
Trong những năm gần đây, mức độ phổ biến của các hệ thống ERP dựa trên nền tảng đám mây đã gia tăng nhanh chóng.
Theo Báo cáo về Hệ thống ERP và Phần mềm Doanh nghiệp của Panorama Consulting Solutions, năm 2017, chỉ có 6% phần mềm ERP được triển khai trên đám mây. Tỷ lệ này đã tăng trưởng đáng kể trong vòng bốn năm, đến năm 2021, 53,1% các tổ chức đã sử dụng triển khai trên nền tảng đám mây.
Tại sao tỷ lệ các tổ chức ưa chuộng lưu trữ trên đám mây so với hệ thống ERP tại chỗ lại tăng mạnh chỉ trong vài năm? Điều này được lý giải bởi các lợi ích mạnh mẽ mà giải pháp ERP dựa trên nền tảng đám mây mang lại cho doanh nghiệp.
Ưu nhược điểm của ERP dựa trên đám mây
Ưu điểm
Lợi ích đầu tiên của hệ thống ERP đám mây là dễ dàng bảo trì hơn. Phần mềm này thường dựa trên hình thức đăng ký, nhà cung cấp sẽ chịu trách nhiệm hoàn toàn về ERP, bao gồm các bản cập nhật, sao lưu và phần cứng, do đó doanh nghiệp sẽ không cần phải thành lập đội ngũ IT, giúp tiết kiệm thời gian, tiền bạc và tránh được những vấn đề phát sinh.
Thứ hai, hệ thống ERP dựa trên đám mây cho phép bạn truy cập dữ liệu từ bất cứ đâu, bất cứ lúc nào và qua bất kỳ thiết bị nào. Đây là một lợi thế lớn trong các tình huống cần làm việc từ xa và phối hợp nhiều bên, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động do không bị ràng buộc vào một máy tính cố định.
Ngoài ra, hệ thống ERP dựa trên đám mây có khả năng mở rộng cao, giúp doanh nghiệp của bạn phát triển một cách linh hoạt. Phần mềm này được thiết kế để đáp ứng tất cả các nhu cầu mở rộng quy mô của doanh nghiệp, như thêm người dùng, module, hay công cụ mới.
Nhược điểm
Tuy nhiên, hệ thống ERP cũng mang lại một số nhược điểm nhất định khi triển khai.
Trước hết, hệ thống phụ thuộc nhiều vào kết nối internet ổn định. Các sự cố về kết nối mạng có thể gây chậm trễ và gián đoạn trong công việc. Do đó, doanh nghiệp cần thật sự cẩn trọng khi lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ internet để tránh những vấn đề này.
Mối lo ngại hàng đầu của các doanh nghiệp khi cân nhắc mô hình ERP dựa trên đám mây là vấn đề bảo mật dữ liệu. Các tổ chức sở hữu khối lượng lớn dữ liệu mà họ không muốn nhà cung cấp hay bất kỳ ai khác có quyền truy cập. Việc rò rỉ dữ liệu có thể gây ra thiệt hại nghiêm trọng cho doanh nghiệp, thậm chí gây ngưng trệ toàn bộ hoạt động sản xuất. Vì lý do này, các công ty trong các ngành quốc phòng, hàng không vũ trụ và các ngành tương tự thường chọn các giải pháp đám mây riêng hoặc cài đặt tại chỗ để tránh ngay cả những rủi ro nhỏ nhất về việc rò rỉ dữ liệu.
So sánh các hệ thống ERP dựa trên đám mây hàng đầu
Do sự phổ biến của các hệ thống ERP trên đám mây, hầu hết các nhà cung cấp ERP đều cung cấp các giải pháp đám mây. Để cung cấp cho bạn đọc cái nhìn tổng quan nhất, chúng tôi đã phân tích và tổng hợp một bản so sánh ba hệ thống ERP dựa trên đám mây hàng đầu trên thị trường cùng với danh sách các đặc điểm nổi bật của từng hệ thống trong bảng sau:
Hệ thống ERP tại chỗ là gì?
Khác với hệ thống ERP dựa trên nền tảng đám mây, hệ thống ERP tại chỗ được cài đặt trên các máy tính tại văn phòng và được quản lý bởi đội ngũ IT nội bộ của tổ chức.
Hệ thống ERP có thể yêu cầu các máy chủ mạnh hơn, hệ điều hành (OS) hoặc phần mềm cơ sở dữ liệu bổ sung mà doanh nghiệp sẽ phải tự chịu trách nhiệm mua sắm. Bạn sẽ cần duy trì một đội ngũ IT để xử lý phần mềm và phần cứng, nhưng đổi lại, bạn sẽ có toàn quyền kiểm soát hệ thống, bao gồm việc cập nhật và bảo mật.
Mặc dù sự phổ biến của các hệ thống ERP đám mây đã tăng lên trong vài năm qua, các giải pháp tại chỗ vẫn chưa dễ dàng bị thay thế. Theo thống kê của Panorama Consulting Solutions, năm 2021, các hệ thống ERP tại chỗ vẫn chiếm 46,9% thị trường, và so với thống kê năm 2017, loại hình triển khai này chỉ giảm 20,1% về mức độ phổ biến.
Ưu nhược điểm của hệ thống ERP tại chỗ
Ưu điểm
Một trong những lợi ích lớn nhất của ERP tại chỗ là bạn có toàn quyền kiểm soát hệ thống và không phụ thuộc vào nhà cung cấp: có thể sắp xếp các bản cập nhật, sao lưu hoặc kiểm tra bảo mật khi cần thiết với tổ chức mà không cần phải xin phép nhà cung cấp trước khi thực hiện các thay đổi đối với hệ thống. Điều này giúp bạn có thời gian chuẩn bị cho các quy trình bảo trì, giảm thiểu nguy cơ gây gián đoạn quy trình làm việc, qua đó tiết kiệm thời gian và công sức. Hơn nữa, hệ thống ERP tại chỗ có khả năng tùy chỉnh cao hơn, dễ dàng đáp ứng các nhu cầu cụ thể của tổ chức.
Bảo mật dữ liệu thường là lý do khiến các doanh nghiệp lựa chọn ERP tại chỗ. Bằng cách triển khai ERP tại chỗ, bạn có thể đảm bảo rằng hệ thống dữ liệu của mình được lưu trữ nội bộ và chỉ có thể truy cập từ bên trong, đồng thời toàn quyền kiểm soát hệ thống sao lưu và không cần kết nối internet để truy cập dữ liệu. Các công ty trong những ngành có yêu cầu nghiêm ngặt về bảo mật cần có toàn quyền kiểm soát dữ liệu, vì thế thường chọn giải pháp triển khai tại chỗ hoặc triển khai lai.
Nhược điểm
Các hệ thống ERP tại chỗ có khả năng mất dữ liệu cao hơn trong trường hợp xảy ra sự cố vì chúng được đặt tại cơ sở của doanh nghiệp. Do đó, nếu hệ thống tại chỗ không được sao lưu thường xuyên, doanh nghiệp có nguy cơ mất dữ liệu hoàn toàn hoặc phải tạm dừng nhiều quy trình kinh doanh để cố gắng khôi phục dữ liệu.
Đồng thời, Bảo trì phần cứng là một nhiệm vụ khá phức tạp, đặt ra không ít thách thức cho các doanh nghiệp lựa chọn triển khai ERP tại chỗ. Để đảm bảo hệ thống hoạt động trơn tru, bạn phải chắc chắn rằng phòng máy chủ được trang bị đầy đủ cho mọi tình huống có thể xảy ra. Trước tiên, bạn cần giám sát để đảm bảo phần cứng luôn được cập nhật và mua mới khi cần thiết, trong khi một máy chủ đầy đủ cùng với các thiết bị bổ sung dạng gắn rack có chi phí lắp đặt và bảo trì rất cao. Ngoài ra, bạn cần có một hệ thống làm mát phù hợp để đảm bảo phần cứng không bị quá nhiệt, đồng thời cần đầu tư vào một nguồn cung cấp điện liên tục (UPS) mạnh mẽ, chắc chắn rằng có nguồn điện dự phòng trong trường hợp mất điện. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định an toàn phòng cháy chữa cháy và triển khai nhiều phương pháp bảo vệ chống cháy cho phòng máy chủ và phần cứng. Đây đều là những bước tối quan trọng để đảm bảo phần cứng và phần mềm hoạt động đúng cách, nhưng cũng là lý do khiến các hệ thống ERP tại chỗ trở nên đắt đỏ.
So sánh các hệ thống ERP tại chỗ hàng đầu
Tác giả đã tổng hợp và so sánh một số hệ thống ERP hàng đầu trên thị trường trong bảng sau:
Giải pháp ERP Lai (Hybrid ERP)
Hybrid ERP (hay ERP lai) là hình thức triển khai kết hợp giữa ERP tại chỗ và ERP đám mây, cho phép doanh nghiệp tận dụng lợi thế của cả hai nền tảng để mang đến sự linh hoạt trong công tác quản lý vận hành và nâng cao khả năng mở rộng của hệ thống.
Giải pháp hybrid cho phép doanh nghiệp duy trì kiểm soát tổ chức của mình, toàn quyền lựa chọn dữ liệu nào sẽ giữ lại tại chỗ và dữ liệu nào có thể được gửi lên đám mây. Điều này vừa cho phép truy cập dữ liệu thuận tiện, vừa đảm bảo an ninh dữ liệu cho tổ chức.
Giải pháp ERP hybrid có thể được triển khai theo những cách sau:
- Công ty tiếp tục sử dụng hệ thống ERP tại chỗ hiện có cho các chức năng về nhân sự, tài chính, quản lý cơ sở vật chất,... nhưng bổ sung giải pháp ERP đám mây để cung cấp cơ hội làm việc từ xa hoặc hỗ trợ cho một số đơn vị hoặc khu vực kinh doanh. Cách tiếp cận này giúp giảm chi phí và thúc đẩy công việc hiệu quả hơn.
- Công ty bắt đầu sử dụng giải pháp ERP đám mây cho các chức năng kinh doanh cụ thể mà nhà cung cấp ERP đám mây hỗ trợ tốt hơn, chẳng hạn như khả năng truy cập di động hoặc hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM).
- Công ty tiếp tục sử dụng ERP tại chỗ nhưng lưu trữ một số dữ liệu trên đám mây.
Phân biệt hệ thống ERP đám mây và ERP tại chỗ
Nhận thức được những khó khăn trong việc lựa chọn loại hình ERP phù hợp, tác giả đã đưa ra những so sánh toàn diện giữa hệ thống ERP đám mây và ERP tại chỗ trong bảng sau:
Vậy đâu là môi trường triển khai ERP phù hợp với doanh nghiệp của bạn?
Hệ thống ERP phù hợp có thể giúp doanh nghiệp tiến xa hơn về hiệu suất công việc, lợi nhuận và thành công. Nếu sau khi đọc tất cả những ưu điểm, nhược điểm và so sánh mà bạn vẫn còn do dự về loại phần mềm ERP bạn cần, chúng tôi có thể cung cấp cho bạn một số lời khuyên dựa trên kinh nghiệm như sau:
- Giải pháp ERP tại chỗ hoạt động tốt nhất cho các công ty quy mô vừa và lớn, có chính sách an ninh dữ liệu khắt khe, cần tùy chỉnh độc quyền, có khả năng thuê một đội ngũ IT nội bộ, và có khả năng tự duy trì hệ thống. Nếu doanh nghiệp của bạn cũng cần khả năng truy cập di động và/hoặc phần mềm CRM, lựa chọn tốt nhất giải pháp hybrid hoặc đầu tư vào đám mây riêng.
- Nếu doanh nghiệp của bạn không nằm trong nhóm trên, lựa chọn giải pháp đám mây sẽ tối ưu hóa lợi ích. Với hệ thống ERP này, máy chủ, phần cứng, cập nhật và kiểm tra an ninh sẽ được xử lý cho bạn, giúp bạn tập trung vào việc quảng bá sản phẩm, dịch vụ và tiết kiệm đáng kể nguồn lực. Thậm chí khi có sự cố xảy ra và một số máy chủ của nhà cung cấp gặp vấn đề, hệ thống của bạn cũng không bị suy giảm hiệu suất do các nhà cung cấp ERP đám mây có hàng ngàn máy chủ.
Bạn đang tìm kiếm một đối tác triển khai ERP? Hãy tìm đến X-OR CLOUD để có được một cố vấn và một đồng minh đáng tin cậy, sẵn sàng làm việc với bạn để chọn giải pháp ERP phù hợp nhất.
Đừng ngần ngại liên hệ cho chúng tôi để tìm ra giải pháp tối ưu nhất cho hoạt động kinh doanh của bạn!
Trận trọng cảm ơn./.